Los oficios judiciales son ordenados por un Juez y tienen como finalidad solicitar informes, informar sentencias, están dirigidos a otros juzgados, a organismos estatales, a personas jurídicas y persona física. La regla es la notificación a la casilla digital pero en lo cotidiano podemos encontrar algunos que son enviados al juzgado para su tramitación en domicilio real, hay que tener en cuenta que la ley ordena que una vez diligenciado y digitalizado el oficio en soporte papel se destruye.
Los Exhortos son pedidos hechos por un juez, de otra jurisdicción provincial, para que el juez que lo recibe realice un acto procesal necesario para que prosiga un juicio.
La mayoría de los Juzgados de Paz trabajan además como auxiliares del Registro Civil, anotando Nacimientos, Defunciones, Matrimonios y Reconocimientos, por lo que puede suceder que se reciban oficios que tengan que ver con esta actividad registral del juzgado. Cuando una persona busca realizar la rectificación de un acta debe iniciar un juicio que puede ser de divorcio, para anotar una incapacidad, una adopción, etc, o para la rectificación de errores involuntarios que se cometieron en la confección del acta, la ley manda que toda rectificación sea ordenada por una sentencia, sin embargo permite también la via administrativa (solo en caso de errores en la confección del acta). El Registro Civil, que puede enviarnos en este ultimo caso una resolución por intermedio de Superintendencia de Justicia de Paz ordenando una inscripción o una rectificación el acta. Si llegara al juzgado un sentencia sera por oficio, solicitando una anotación marginal donde se inscribirá la sentencia. Pueden llegar oficios en donde el juzgado interviniente pedirá por ejemplo información para anotar un nacimiento o defunción (si no estuvieren inscriptos), en este caso se recibirían 2 oficios, uno pidiendo informes, y luego uno pidiendo la inscripción si correspondiere). También puede suceder que se solicite alguna modificación en un acta por ejemplo la inscripción de un divorcio, de una adopción o de una incapacidad o el bloqueo de un acta ( por ejemplo en los casos de adopción o de cambio de genero), es por ello que es recomendable ante este tipo de casos leer la reglamentación correspondiente a la actividad de registro civil que tiene la oficina para cumplir con dichos oficios. También puede suceder que la causa de defunción sea traumática por lo cual debió intervenir el Ministerio Público Fiscal, y por intermedio de la Policía vamos a recibir los oficios, en este caso la elevación, por ahora se hace a un correo electrónico.
En el reglamento del expediente digital encontramos:
Artículo 53 (Oficios digitales a otras entidades). El sistema informático registrará la fecha y hora en que el oficio fue depositado. Si la entidad no contase con casilla digital, el oficio se diligenciará en soporte papel, luego se digitalizará, se incorporará en el expediente digital con firma digital y se destruirá el soporte papel. El Tribunal pondrá en conocimiento de la CSJT, a través de la Oficina de Servicios Judiciales, de la inexistencia de casilla digital de las entidades que se encuentran obligadas (art. 194 CPCCT), a los fines de su correspondiente otorgamiento.
Artículo 54 (Oficios o mandamientos judiciales a domicilio real). En aquellos casos que excepcionalmente los oficios o mandamientos deban enviarse a domicilio real, las unidades judiciales deberán remitirlos digitalmente a las casillas digitales de Oficiales de Justicia, Oficiales Notificadores o Juzgados de Paz, según correspondiere, quienes tramitarán las mandas una vez satisfechos los bonos de movilidad pertinentes, salvo que se encuentren libres de derecho.
Artículo 55 (Comunicaciones urgentes). Cuando las comunicaciones se refiriesen a hechos o informes que deban practicarse de urgencia (en el mismo día de su suscripción o en plazos menores a veinticuatro horas) podrán efectuarse las peticiones o intimaciones telefónicamente o por cualquier otro medio fehaciente. El secretario labrará el acta respectiva, la firmará digitalmente y registrará en el expediente digital correspondiente.
Artículo 56 (Oficios Ley 22172 – exhortos). El diligenciamiento de oficios se realizará en formato PDF con firma digital a la dirección de correo electrónico del Poder Judicial que corresponda, requiriendo los datos de la Unidad Judicial donde tramitare la medida. Las direcciones de correo electrónico habilitadas por los distintos Poderes Judiciales estarán publicadas en la página web del Poder Judicial, en la sección “Servicios”, módulo “Titulares de Domicilios Digitales”.
Codigo Procesal Civil y Comercial de Tucumán Sección 2ª.
Oficios y Exhortos
Art. 194.- Oficios. Cuando los Tribunales deban hacer conocer sus resoluciones o formular alguna petición o intimación a otros Tribunales, autoridades de la Provincia o representantes de entidades que no intervengan en el proceso, lo harán por vía digital a través de oficios, firmados digitalmente. A tal fin, será obligatorio para los Tribunales de la Provincia, dependencias del Poder Ejecutivo; Poder Legislativo; Ministerio Público Fiscal; Ministerio Pupilar y de la Defensa; organismos o entidades públicas nacional, provincial, municipal y/o comunal; entidades financieras incluidas en la Ley N° 21.526, entidades aseguradoras incluidas en la Ley N° 20.091, obras sociales incluidas en la Ley N° 23.660 -o las leyes que las reemplazaren- que operaren en la Provincia de Tucumán, contar con domicilio digital, el que estará conformado por la casilla digital que el Poder Judicial les otorgará y que se publicará en la página web del Poder Judicial. Art. 194.- Sustituido por Ley 9608 (BO: 26/10/2022)
Art. 195.- Tramitación. Los oficios se remitirán al domicilio digital del destinatario. En los casos de urgencia, podrán efectuarse las peticiones o intimaciones telefónicamente o por cualquier otro medio fehaciente, labrando el Secretario el acta respectiva y firmándola digitalmente. En caso de que la autoridad no cuente con domicilio digital o no fuere dirigido a una autoridad pública provincial, se remitirá el oficio en soporte físico, y luego de ser diligenciado se digitalizará, se incorporará al expediente digital con firma digital y se destruirá el soporte papel. El Tribunal pondrá en conocimiento de la Corte Suprema de Justicia de la inexistencia de casilla digital de determinada autoridad provincial a los fines de su correspondiente otorgamiento. En todos los casos, será obligatorio el ingreso diario a las casillas digitales otorgadas por el Poder Judicial
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